ISO 45001: Sicurezza e salute sul lavoro

Consulenza Certificazione ISO 45001 Standard di Sicurezza e salute sul lavoro

Cos'è la Certificazione ISO 45001

Dal 12 marzo 2018 è in vigore la nuova norma UNI ISO 45001: 2018 sui Sistemi di Gestione per la Salute e la Sicurezza sul Lavoro.

La norma ISO 45001: 2018 sostituisce la precedente OHSAS 18001 dal 12 marzo 2018. La OHSAS 18001 non sarà più valida dal 12 marzo 2021.

Alle organizzazioni attualmente certificate secondo la norma BS OHSAS 18001 viene concesso un periodo di transizione di tre anni dalla data di pubblicazione del nuovo standard per adeguare la precedente certificazione di sistema alla nuova ISO 45001.

La UNI ISO 45001 specifica i requisiti per un sistema di gestione per la salute e sicurezza sul lavoro (SSL) e fornisce una guida per il suo utilizzo, al fine di consentire alle organizzazioni di predisporre luoghi di lavoro sicuri e salubri, prevenendo lesioni e malattie correlate al lavoro.

Coerentemente con la politica aziendale per la sicurezze e salute dei luoghi di lavoro, i risultati attesi di un sistema di gestione SSL comprendono:

  • – miglioramento continuo delle prestazioni relative alla SSL;

  • – soddisfacimento dei requisiti legali e di altri requisiti;

  • – raggiungimento degli obiettivi per la SSL.

ISO 45001 è applicabile a qualsiasi organizzazione indipendentemente dalle sue dimensioni, tipo e attività. È applicabile ai rischi SSL sotto il controllo dell’organizzazione, tenendo conto di fattori come il contesto in cui opera l’organizzazione e i bisogni e le aspettative dei suoi lavoratori e delle altre parti interessate.

Assessment iniziale senza impegno

Siamo disponibili ad avviare senza impegno le attività per la certificazione della vostra azienda, per consentire a voi di entrare nel merito del processo, e a We.Co. di conoscere meglio l’azienda, le sue necessità e specifiche aspettative.
Alla fine dell’assessment, saremo entrambi più consapevoli, ed in grado di valutare insieme l’impegno prevedibilmente richiesto per giungere al risultato.

Come procederemo?

Analisi del contesto interno ed esterno
Step 1 10%
Screening delle prassi e dei flussi operativi dell’azienda
Step 2 20%
Analisi dei rischi e delle opportunità
Step 3 30%
Individuazione dei presìdi da adottare per la riduzione del rischio
Step 4 40%
Adeguamento dei processi aziendali
Step 5 50%
Redazione della documentazione di sistema
Step 6 60%
Messa in esercizio del sistema
Step 7 70%
Scelta di un ente di certificazione
Step 9 90%
Sostenimento dell'Audit e conseguimento del certificato
Step 10 100%

FAQ

Richiedere l’offerta del servizio di certificazione ad uno più enti accreditati.

Scegliere l’ente e presentare la domanda di certificazione, nella quale si forniscono informazioni generali sull’azienda e sui processi produttivi che si intendono certificare.

In prima istanza, l’ente attua, attraverso un proprio gruppo di valutazione, una fase istruttoria, in cui la documentazione presentata dall’azienda viene esaminata al fine di valutare se il modello di sistema qualità, così come descritto, è adeguatamente definito e conforme ai criteri indicati dalla norma di riferimento del sistema.

In una seconda visita il gruppo di valutazione verifica, tramite interviste ed analisi delle evidenze oggettive presso le aree aziendali di interesse, la corretta applicazione del modello di sistema qualità descritto nella documentazione.

Il rilascio della Certificazione del Sistema (rinnovabile ogni 3 anni), è conseguente all’esame da parte di un comitato della documentazione di istruttoria e della visita di valutazione. Il comitato, accertato il soddisfacimento di tutte le condizioni per la concessione del certificato, trasmette la proposta al consiglio per la delibera definitiva.

Per affacciarsi con le carte in regola sui mercati primari
È inutile negarlo: anche se quasi tutte le certificazioni aziendali appartengono alla categoria delle certificazioni “volontarie”, così dette perché non vi è una legge che le impone, molte di esse sono di fatto obbligatorie per aziende che intendono operare nel settore pubblico, o diventare fornitori di grandi gruppi.
Dotarsi di un sistema qualità certificato è divenuto quindi per moltissime organizzazioni una obbligata scelta strategica, dettata dalla necessità di inseguire un mercato che esige standard qualitativi internazionalmente riconosciuti, ma sollecitata anche da sempre più attente prescrizioni, presenti nella produzione legislativa degli ultimi anni, che hanno affidato allo strumento della certificazione il compito di effettuare selezioni in mercati spesso complessi e di difficile classificazione per quanto riguarda la affidabilità strutturale dei fornitori che vi operano.

Per garantire la affidabilità della propria organizzazione
I sistemi certificati rappresentano di fatto la più praticabile delle risposte possibili alla richiesta di affidabilità che sempre più pressantemente il mercato rivolge ai fornitori, in quanto tale tipo di risposta può contare su due capisaldi fondamentali, che sono poi le ragioni del loro successo.
Primo caposaldo:
riferimenti normativi internazionalmente riconosciuti, di cui nel seguito si indicano i più noti, emessi dalla International Standard Organization (I.S.O.) o altri organismi normatori, spesso recepiti della Comunità Europea (EN), e quindi dagli stati membri, per assicurare la affidabilità di una azienda, dal punto di vista, ad esempio, della:
• organizzazione (ISO9001)
• ecocompatibilità dei propri processi produttivi (ISO 14001)
• sicurezza dei propri ambienti di lavoro (ISO18001, )
• sicurezza dei propri prodotti (marcatura CE)
• sicurezza alimentare (ISO22000, IFS, BRC, HACCP)
• sicurezza dei dati gestiti (ISO27001).
• Ecc.

Secondo caposaldo:
la possibilità di avvalersi di un organismo indipendente, l’ente di certificazione, che si assume l’onere di dichiarare che, “con ragionevole attendibilità, un determinato prodotto processo o servizio è conforme ad una specifica norma o altro documento normativo”.

L’impatto possibile.
Appare in definitiva abbastanza ineluttabile che il requisito del possesso di un sistema di gestione aziendale certificato, che sia o meno prescritto dal legislatore, si imponga come strumento essenziale di qualificazione verso un mercato sempre più attento. Questo trend motivazionale è vissuto da molte aziende come precisa scelta strategica, in termini quindi di opportunità che si offre loro per rinnovarsi e rinnovare, assumendo, in un contesto “deregolamentato”, che penalizza le posizioni di pura difesa, un ruolo attivo, essenziale per la crescita degli spazi di interesse aggredibili.
Se vissuto e guidato secondo linee di coerente serietà, questa spinta diffusa e capillare alla qualificazione dei prodotti/servizi e dei criteri di controllo può realmente portare ad una profonda trasformazione dell’assetto organizzativo tradizionale dell’azienda.

Il contratto che si stipula con un ente accreditato per una certificazione di sistema (qualità, ambiente, sicurezza, ecc.) ha di norma una vigenza di tre anni.

Nel corso dei tre anni il sistema è soggetto a sorveglianza da parte dell’ente di certificazione con visite svolte al fine di verificare il suo corretto mantenimento. La frequenza delle visite programmate è generalmente annuale.

Al termine dei tre anni il contratto con l’ente formalmente scade. L’azienda può quindi:

• rinnovare il contratto con lo stesso ente,
• stipulare un nuovo contratto triennale con un ente diverso.
• non rinnovare la certificazione.

I costi di sviluppo e certificazione di un sistema di gestione si compongono essenzialmente di due voci.

  • 1.Costo dell’ente certificatore (certificazione e successivi mantenimenti)
  • 2. Costo della Consulenza

 

Costo delle certificazioni di sistema.

Le certificazioni di sistema riguardano l’organizzazione aziendale (qualità, ambientale, sicurezza ecc.). Perché una certificazione di sistema abbia validità e sia quindi accettata presso una pubblica amministrazione o grandi organizzazioni private, occorre che sia emessa da un ente di certificazione “accreditato” nel settore in cui opera l’azienda. L’accreditamento all’ente di certificazione in Italia è rilasciato da Accredia, che è l’organismo italiano a cui la comunità internazionale riconosce il ruolo di accreditatore per enti di certificazione e laboratori di prova, di analisi, metrologici. In Italia operano oltre un centinaio di enti di certificazione accreditati da Accredia, oltre ad altri enti, stranieri, accreditati presso gli analoghi organismi dei propri paesi di appartenenza (ad es UKAS per l’Inghilterra), che possono rilasciare certificati altrettanto validi, per il mutuo riconoscimento che vige tra gli organismi accreditatori. Le tariffe applicate da questi enti accreditati sono ormai molto allineate, e dipendono principalmente dal settore in cui opera la azienda, dalle sue dimensioni in termini di personale e di fatturato, e se è dislocata in una sola sede o su più sedi.

Ordine di spesa dell’ente di certificazione.

Per avere un’idea dell’ordine di grandezza, diciamo che il costo per una certificazione ISO 9001, per una microazienda con meno di 10 dipendenti, che operi in un settore convenzionale manifatturiero (ad es. edilizio, metalmeccanico) si aggira sui 4000 – 4500 euro in tre anni. In ogni caso, è possibile richiedere una offerta, non impegnativa, anche a più enti di certificazione contemporaneamente. L’ente risponderà inviando un questionario. Una volta restituito all’ente il questionario debitamente compilato, all’azienda perverrà l’offerta. Solo l’invio all’ente dell’offerta sottoscritta per accettazione determina l’inizio dell’iter di certificazione.

Costo per l’intervento di consulenza.

Definire il costo di un intervento consulenziale su una azienda che ci si affidi per il conseguimento di una certificazione è purtroppo molto meno semplice e schematico della definizione dell’intervento dell’ente di certificazione. Anzi, vorremmo instillare una sana diffidenza verso i consulenti che riescono a formulare preventivi “a distanza”, per una serie di motivi che illustriamo nel seguito. Intanto, la stessa azienda cliente, che richiede per la prima volta questa tipologia di servizi, non è tipicamente attrezzata per valutare un preventivo per l’allestimento di un sistema qualità. Il consulente, d’altronde, ha lo stesso problema: non conosce l’azienda, non ne conosce la recettività rispetto alle tematiche specifiche, non sa quali sono i livelli organizzativi che dovrà qualificare, a prescindere dalle dimensioni, e quindi quale è l’effort, in termini quanto meno temporali, che gli sarà richiesto per il conseguimento del risultato. È chiaro che in tali condizioni il consulente riesce a formulare un preventivo solo se si prefigge di vendere un prodotto consulenziale preconfezionato, un sistema in cui forzerà qualsiasi tipo di organizzazione aziendale, una scarpa da calzare ad ogni piede, con buona pace per chi con quel sistema dovrà camminarci quotidianamente.

Messa in esercizio di un sistema di gestione aziendale.

Propedeutica all’iter di certificazione è l’attivazione di un programma per l’impianto del sistema.
Un corretto approccio alla messa a punto di tale programma impone che non si perda di vista il tema portante, ossia la realizzazione di un sistema di garanzia della qualità che sia un reale ed efficace strumento di controllo gestionale, rispondente ai criteri del total quality management.
E’ essenziale infatti, per la stessa sopravvivenza del sistema, che una volta definito ed impiantato un sistema di gestione rispondente ai requisiti della norma di riferimento (ISO 9001, ISO 14001, ISO 18001 ecc.) si inneschi un processo di miglioramento continuo tramite la sistematica elaborazione delle esperienze, che ne assicuri il funzionamento nel tempo e consenta di trarne i maggiori benefici.
Da un lato ci sono quindi un certo numero di adempimenti volti alla definizione, formalizzazione e documentazione del sistema qualità:
• definizione e formalizzazione delle politiche della qualità
• redazione del manuale della qualità
• redazione delle procedure gestionali
• redazione delle procedure operative
• formalizzazione dei documenti di registrazione della qualità e delle relative istruzioni operative
Dall’altro lato c’è l’impianto effettivo del sistema qualità, con l’applicazione diffusa e verificabile delle norme, degli standard e delle procedure.
Il rischio ricorrente in questa fase è di perdere di vista la funzione propulsiva della norma di riferimento, riducendolo ad una gabbia di vuoti formalismi o ad un produttore inesauribile di documenti cartacei.
Occorre quindi assolutamente evitare che sia vissuto come un male necessario ma esso deve integrarsi con gli strumenti di controllo già presenti.

 

Anche se quasi sempre l’azienda approccia il “problema” certificazione come un obbligo, il primo obiettivo del consulente dovrebbe essere quello di far vivere la messa in qualità della struttura aziendale come una grande opportunità di crescita e di valorizzazione della sua organizzazione, impostando l’intervento secondo due parole d’ordine fondamentali:

primo fondamentale: nessuna angoscia da certificazione

il nostro primo impegno è eliminare o comunque ridurre al minimo possibile il “fastidio” ed il costo (economico, temporale, organizzativo) derivante dagli adempimenti burocratici legati al conseguimento del certificato: contatti con l’ente di certificazione, pianificazione dell’audit, ricerca e preparazione delle evidenze documentali necessarie ecc.

secondo fondamentale: valorizzazione delle buone pratiche aziendali

il nostro secondo impegno, o meglio la seconda faccia dello stesso impegno, è far vivere a tutta la compagine aziendale il processo di certificazione come una grande opportunità per portare all’evidenza la propria capacità professionale, dando dignità e formale qualificazione ai propri abituali metodi di lavoro.
Le norme di riferimento ormai da tempo hanno adottato il cosiddetto “new approach” per cui non adottano modelli prescrittivi, ma lasciano ampia libertà sul “come” applicare i criteri in esse stabiliti, purché si dimostri la conformità a tali criteri delle modalità adottate.
Per altro verso, la pluriennale frequentazione dei più diversi contesti aziendali ha fatto maturare nei nostri consulenti la confidenza che le buone pratiche divenute abituali in una azienda rispondono fondamentalmente ai criteri di base delle norme di riferimento.
Se si vuole rendere un buon servizio all’azienda, qualificare il suo expertise e liberarla dalla sindrome da “notte prima degli esami” che sempre accompagna un processo di certificazione non vissuto consapevolmente, occorre che il consulente proceda innanzi tutto con una rilevazione puntuale di tali buone abitudini lavorative, le valorizzi dimostrandone la sostanziale conformità alla norma di riferimento, e quindi le rappresenti documentalmente.
La parola d’ordine è quindi, per quanto possibile, “fare il cerchio dove è finita la freccia” (che è anche il modo migliore per fare centro), ossia: non imporre regole predefinite, pretendendo, in base ad un presunto principio “di conformità” alla norma di riferimento, lo stravolgimento di abitudini operative consolidatesi nel tempo sulla base di oggettivi vincoli operativi, ma piuttosto valorizzare le vecchie abitudini evidenziandone la intrinseca ragionevolezza, e dando ad esse una rappresentazione formale nel sistema di gestione.
Documentare come regola di sistema quello che si fa, piuttosto che costringere ad adottare metodi e comportamenti non propri, tracciando quindi il cerchio documentale dove si è posizionata la freccia dei comportamenti, impone maggiore attenzione ed impegno da parte del consulente, ma produce un sistema sicuramente più stabile e partecipato perché poggiante su abitudini operative aziendalmente consolidate.

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